公司文件销毁制度
一、文件销毁范围
本制度规定了公司各类纸质及电子文件的销毁范围，包括但不限于：
1.过期且无保存价值的文件；
2.草稿、修订稿及非正式文件；
3.保密等级已降低或解密的文件；
4.损坏、模糊不清的文件。
5.含有敏感信息或泄露可能对公司造成不利影响的文件。
二、销毁流程规定
1.各部门应定期整理待销毁文件，并形成清单；
2.清单须经部门负责人审核并签字确认；
3.将清单提交至公司指定的文件销毁管理部门；
4.文件销毁管理部门核实清单内容，并安排销毁事宜。
三、销毁周期与时限
1.常规文件销毁周期为每年一次；
2.涉及敏感信息或保密等级较高的文件，应根据实际情况缩短销毁周期；
3.所有待销毁文件应在清单提交后的7个工作日内完成销毁。
四、销毁方式与标准
1.纸质文件应采用物理销毁方式，如碎纸机或焚烧；
2.电子文件应采用数据擦除或重写技术，确保文件无法恢复；
3.销毁后的文件残片或数据载体应妥善处理，防止泄露。
五、监督与责任追究
1.文件销毁过程应接受公司内部审计部门的监督；
2.如有违反本制度的行为，将视情节轻重，追究相关责任人的责任；
3.对于故意泄露或不当处理公司文件的行为，将依法追究法律责任。
六、安全保密要求
1.涉及保密信息的文件销毁工作，应在符合保密要求的场所进行；
2.参与文件销毁的人员应签署保密协议，并接受相关保密教育；
3.销毁过程中应采取有效措施，防止未授权人员接触或获取文件内容。
七、违规处理措施
1.对于违反本制度的行为，一经发现，将立即停止其销毁工作；
2.对责任人进行批评教育，并要求其整改；
3.若造成严重后果的，将按照公司相关规定进行处罚。
八、制度更新与维护
1.本制度将根据公司实际情况和法律法规的变化进行定期更新；
2.各部门应配合文件销毁管理部门，及时提出制度执行过程中的问题和建议；
3.文件销毁管理部门应定期评估制度执行效果，并根据反馈意见进行调整和完善。
本制度自发布之日起生效，由公司文件销毁管理部门负责解释。如有未尽事宜，另行通知。
